کشوی پول مهم ترین سخت افزار مورد نیاز برای یک صندوق فروشگاهی کامپیوتری (سیستم POS) است. این کشوها به شما این امکان را می دهند تا پول نقد، چک ها، رسیدها و مدارک فروشگاه خود را به صورت ایمن نگه داری کنید. کشوی پول فروشگاهی در واقع نوعی دستگاه است که می تواند به سیستم مالی شما متصل شود و علاوه بر مدیریت پول نقد، بصورت همزمان و لحظه ای، خرید و فروش را در سیستم حسابداری شما ثبت نماید. انواعی از این صندوق ها با ابعاد و اندازه های مختلف موجودند تا نیازهای فروشگاه شما را برطرف کنند.
مزایای استفاده از کشوی پول
براساس شواهد به زودی کارت های اعتباری و سایر اشکال پرداخت الکترونیکی کاملا جایگزین پول نقد خواهند شد. اما صرف نظر از این که پول نقد در نهایت از رده خارج می شود یا نه، پرداخت های نقدی هنوز هم بسیار رایج هستند. به این ترتیب برای فروشگاه ها مهم است که یک کشوی پول باکیفیت داشته باشند تا پول و رسیدها را ذخیره و سازماندهی کنند.
مدیریت وجه نقد
یکی از دلایلی که فروشگاه شما کارایی بالایی ندارد، مدیریت نامناسب وجه نقد است. به کمک کنترل های داخلی که توسط کشو فروشگاهی و صندوق فروشگاهی صورت می گیرد، نه تنها کارایی و سود کسب و کار شما افزایش پیدا خواهد کرد بلکه تمام سوابق حسابرسی هم در سیستم ثبت می شوند تا در صورت نیاز بتوانید به راحتی به آنها دسترسی پیدا کنید. این قابلیت به شما اطمینان می دهد که پول نقد به بهترین شکل ممکن مدیریت شود.
در صندوق های فروشگاهی کامپیوتری، سیستم هر لحظه نشان خواهد داد که چقدر پول داخل کشو وجود دارد. این وظیفه صندوق دار است که در پایان هر شیفت کاری، وجه نقد داخل کشو پول را خالی کند و آن را با گزارش هایی که سیستم ارائه کرده، مطابقت دهد. اگر این مبلغ بیشتر یا کمتر باشد، به این معنی است که اشتباهی در محاسبات به وجود آمده است.
افزایش امنیت
کشوهای پولی که به صورت دستی کنترل می شوند، دارای یک کلید هستند که در اختیار صندوق دار قرار می گیرد؛ بنابراین در صورت کم شدن پول از صندوق، او پاسخگو خواهد بود.
اما باز و بسته شدن کشوهای پول کامپیوتری توسط سیستم کنترل می گردد؛ پس به جز مدیر فروشگاه، هرکسی نمی تواند به راحتی به وجه نقد درون کشو دسترسی پیدا کند. البته کارکنانی که اجازه ورود به سیستم را دارند نیز در موارد اضطراری با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور مخصوص خود می توانند کشو را باز کنند. در چنین شرایطی اطلاعات کسی که کشو را باز کرده، در سیستم ثبت خواهد شد.
کشوهای پول بسیار با کیفیت و مستحکم ساخته شده اند تا اطمینان حاصل شود که هیچ کس نمی تواند به راحتی به آنها نفوذ کند. همچنین علاوه بر این کنترل ها می توانید به کمک یک قفل اضافه خود کشو پول فروشگاهی را به سیستم متصل کنید. تمامی این ویژگی ها، امکان سرقت از فروشگاه شما را تا حد قابل توجهی کاهش می دهند.
خرید یک کشوی پول مناسب
اگر می خواهید یک کشوی پول صندوق فروشگاهی متناسب با سیستم POS خود بخرید، باید به چند عامل مهم توجه کنید.
استحکام: کشوهای پول از نظر ضخامت فولاد استفاده شده در ساختار به دو دسته تقسیم می شوند. دسته اول کشوهای سنگین هستند که در برابر آسیب و ضربه مقاوم ترند. بدین ترتیب ایمنی بیشتری داشته و قیمت بالاتری هم دارند. دسته دیگر کشوهایی هستند که سبک ترند. این کشوها همان کارایی کشوهای سنگین را با قیمت کمتر ارائه می نمایند ولی در عین حالت استحکام کمتری دارند.
طراحی و اندازه: کشوهای پول در اشکال و ابعاد مختلفی عرضه می شوند. باید هنگام خرید توجه کرد که کشو با سایر سخت افزارهای سیستم POS از لحاظ رنگ و اندازه سازگاری داشته باشد.
قیمت: تنوع گسترده ای از کشوهای پول با مارک های مختلف در بازار موجود هستند که با توجه به جنس، اندازه، ماندگاری و امکاناتی که به شما ارائه می دهند، قیمت های متفاوتی نیز دارند. البته نمی توان صرفا با توجه به قیمت تصمیم گیری کرد. ممکن است برای فروشگاه های بزرگتر، کشویی بادوام اما گران مناسب تر باشد.
درگاه های ارتباطی: گام بعدی این است که تصمیم بگیرید کشوی فروشگاهی شما از چه طریقی به صندوق کامپیوتری متصل باشد. به زبان ساده تر، دوست دارید کشو پول چگونه فعال شده و باز شود؟ بر این اساس، چهار نوع کشوی پول فروشگاهی وجود دارد:
- نوع اول کشوهای پول به سیستم POS متصل نیستند و به صورت دستی توسط خود صندوق دار باز می شوند.
- محبوب ترین نوع کشوهای پول توسط یک کابل قابل تعویض مخصوص به چاپگر وصل می شوند. چاپگر در صورت لزوم به کشو سیگنالی می فرستد تا آن را باز کند
- نوع بعدی این کشوها، با کمک یک کابل به پورت سریال (RS232) در پشت سیستم POS متصل می شوند. نکته مهم این است که در حال حاضر بسیاری از کامپیوترها پورت سریال ندارند.
- آخرین نوع کشوهای پول صندوق فروشگاهی از طریق پورت USB به صندوق مرتبط می شوند. لازم است بدانید که همه سیستم های POS از USB پشتیبانی نمی کنند. این کشوها همچنین برای برقراری ارتباط با سیستم به یک سری سخت افزارهای الکترونیکی دیگر نیاز دارند که هزینه های شما را به طور چشمگیری بالا می برند.
مکانیسم قفل شدن: این مکانیسم سه حالت دارد: قفل شدن به صورت الکترونیکی، باز شدن قفل به صورت الکترونیکی و کنترل دستی.
طبیعی است که اگر کشویی هر سه مکانیسم را داشته باشد، قیمت بالاتری نیز دارد.
شکاف بدنه: جلوی کشوهای پول، شکافهایی وجود دارند که به شما اجازه می دهند تا بدون اینکه قفل کشو را باز کنید، از آن پول بردارید. تعداد این شکاف ها می تواند از یک تا سه عدد متغیر باشد.
سینی پول: اسکناس ها و سکه ها درون این سینی، که به چند بخش جدا از هم تقسیم شده، مرتب می شوند تا در صورت نیاز بتوان به راحتی به آنها دسترسی داشت و با سرعت بیشتری به مشتری ها رسیدگی کرد. جنس آن معمولا از پلاستیک است و درون کشو جای می گیرد.
چند عامل جزئی دیگر نیز وجود دارند که برای انتخاب کشوی پول، توجه به آنها خالی از لطف نیست؛ از جمله گارانتی و حافظه ذخیره سازی داخلی.
برای خرید کشو پول فروشگاهی و بررسی انواع کشوهای پول صندوق فروشگاهی باید به نیازهای کسب و کارتان فکر کنید و سپس کشوی مناسب شرایط خود را پیدا کنید.
