شركت هاي توليد كننده پرينترها، هر روز تجهيزات جديدي را با قابليت ها و كارايي هاي پيشرفته تري وارد بازار مي كنند. یکی از این قابلیت ها، امکان ذخیره فایل بر روی حافظه پرینتر می باشد. کاربران می توانند اسنادی را که مرتبا چاپ می کنند بر روی حافظه خود پرینتر ذخیره نمایند تا هر زمان که به آن نیاز داشتند، به کمک تنظیمات از پیش تعیین شده به چاپ بپردازند. به این ترتیب، هر بار نیازی نیست که فایل از روی کامپیوتر به پرینتر منتقل گردد. اگر دستگاه به کامپیوتر متصل نباشد نیز می توان عملیات چاپ را به انجام رساند.
این فایل ها در پوشه های موجود بر روی هارد دیسک نگه داشته می شوند. تعداد سندهای قابل ذخیره به نوع آنها و اندازه پرونده وابسته است. پوشه ها نیز دارای محدودیتی هستند که از نظر مدل پرینتر و اندازه هارد دیسک متفاوت می باشد. تا زمانی که فایل ها را از روی حافظه پاک نکنید، در هارد دیسک باقی خواهند ماند.
نگهداری از این فایل ها به صورت ایمن انجام خواهد شد؛ به این خاطر که امكان اختصاص دادن يك شماره شناسايي شخصي (PIN) به اسناد چاپي توسط اين قابليت در پرینترها فراهم مي شود. استفاده از قابليت ذخيره سازي فايل ها در حافظه پرينتر به شما اطمينان مي دهد كه ديگران نمي توانند به اسناد شخصي و حساستان دسترسي پيدا كنند. اسناد ذخيره شده را فقط شما خواهيد توانست بازيابي كنيد و تا زماني كه كد اختصاصي در صفحه تنظيمات پرينتر وارد نشود، فرآيند چاپ آغاز نمي گردد.
تقریبا اکثر تولید کنندگان پرینترها این قابلیت را به محصولات خود افزوده اند. در این مقاله، به عنوان مثال، به بررسی نحوه ذخیره سازی اسناد چاپی بر روی پرینترهای HP خواهیم پرداخت.
ذخیره سازی فایل بر روی پرینترهای اچ پی
ذخيره سازي كار يا Job Storage در پرينترهای اچ پی یعنی توانايي چاپگر براي ذخيره يك سند چاپي بر روي حافظه آن. به كمك اين ويژگي، كاربران مي توانند اسناد مورد نظر خود را همزمان با چاپ كردن در داخل حافظه دستگاه ذخيره نمايند.
دسترسي و پيكربندي قابليت Job Storage
براي دسترسي به اين قابليت، بايد مراحل زير را دنبال كنيد:
1) اول از همه براي انجام اين كار شما به يك عدد فلش مموري با حداقل ظرفيت 16 گيگا بايت نياز داريد كه با سيستم فايل FAT 32 فرمت شود. (FAT مخفف عبارت File Allocation Table به معناي جدول تخصيص فايل مي باشد و اين سيستم با پسوند 32، اطلاعات موجود بر روي فلش را در تكه هاي 32 بيتي ذخيره مي كند.) بعد از تهيه فلش مموري بايد آن را از طريق درگاه USB موجود به سيستم متصل نماييد. پس از نصب فلش، پيغامي مبني بر اجازه براي فرمت كردن جهت ذخيره سازي فايل ها براي شما ارسال مي گردد. در اين مرحله بايد اجازه فرمت را صادر كرده و گزينه OK را انتخاب كنيد.
لازم به ذكر است كه اگر دستگاه پرينتر وجود هارد ديسك (Hard Disk) يا RAM را تشخيص دهد، Job Storage نمايش داده شده و ذخيره سازي به طور پيش فرض فعال مي شود.
2) بعد از اتمام فرآيند فرمت فلش، تنظيمات Control Panel سيستم را باز كرده و روي قسمت Devices & Printers كليك كنيد.
3) با كليك راست بر روي پرينتري كه مي خواهيد قابليت Job Storage آن را تنظيم نماييد، گزينه Printing Preferences را انتخاب كنيد.
4) در پنجره جديد برگه Job Storage به شما نمايش داده مي شود. حالت ذخيره سازي سند را روي سند شخصي قرار داده و طبق نياز تنظيمات لازم را انجام دهيد.
خصوصيت Job Storage Mode: در اين قسمت، چند گزينه براي انتخاب داريد:
1. گزينه Proof & Hold- به كاربران اجازه مي دهد تا صفحه اول يك سند چند صفحه اي را چاپ كنند تا از صحت كار پرينتر مطمئن شوند. پس از آن چاپ صفحات باقي مانده در صفحه كنترل پرينتر (Control Panel) صورت مي گيرد.
2. گزينه Personal Job- اسناد را ذخيره مي كند اما تا زماني كه در Control Panel تنظيمات لازمه صورت نگيرد، سند چاپ نمي شود. پس از پايان عمليات چاپ، سند به طور خودكار از حافظه پاك مي گردد. در اين قسمت مي توان PIN اختصاصي براي اسناد تعيين كرد.
3. گزينه Quick Copy- كپي سريع براي كاربران اين امكان را فراهم مي آورد تا يك سند را از طريق درايور پرينتر چاپ كرده و سپس آن را براي چاپ بعدي در هارد ديسك ذخيره كنند. (بدون اين كه نيازي به دسترسي مجدد به سند در كامپيوتر خود داشته باشند.)
4. گزينه Stored Job- از اين طريق مي توان اسناد چاپي را به طور نامحدود در هارد ديسك يا RAM ذخيره نمود. امكان چاپ سند ذخيره شده در صفحه Control Panel پرينتر در هر زماني وجود دارد. براي هر بار چاپ احتياجي به ارسال اسناد از كامپيوتر نيست. اسناد ذخيره شده در اين قسمت با PIN ايمن مي شوند.
خصوصيت Username: اين بخش نحوه ذخيره و شناسايي اسناد را در پرينتر تعريف مي كند. به طور پيش فرض، يك سند با نام كاربر ذخيره مي شود. كاربر مي تواند با انتخاب گزينه Custom شناسه اسناد ذخيره شده را تغيير دهد.
خصوصيت Make Job Private/ Secure: اسناد شخصي و ذخيره شده اي كه نبايد هر شخصي به آن دسترسي داشته باشد را مي توان با انتخاب PIN چاپ و وارد نمودن يك كد 4 رقمي خصوصي كرد. براي چاپ آن اسناد بايد كد را در صفحه Control Panel وارد نماييد. اين تنظيم با استفاده از MPA، Install.exe، خط مشي گروه AD، DCU يا DDU قابل پيكربندي مي باشد.
PIN براي اسنادي كه كد آنها به طور پيش فرض تعيين شده، 0000 است.
خصوصيت Job Name: به كمك اين ويژگي كاربر مي تواند اسناد ذخيره شده را با نام سفارشي آنها شناسايي كند. به طور پيش فرض اسناد براي ذخيره سازي با استفاده از اعداد نام گذاري مي شوند.
خصوصيت If Job Name Exists: كاربر در اين قسمت در مورد نام هاي تكراري كه قبلا براي ذخيره سازي ساير اسناد استفاده شده اند، تصميم مي گيرد. مي تواند نام جديدي را جايگزين كرده يا عدد +001 را به انتهاي نام قبلي اضافه كند.
خصوصيت Job Notification Options: تصميم گيري براي نشان دادن يا ندادن نام اسناد و پيغام هاي ذخيره سازي بر روي صفحه نمايش چاپگر در حين ارسال سند به آن، در اين قسمت انجام مي شود.
5) روي گزينه Apply كليك كرده و سپس OK كنيد.
چاپ كردن اسناد ذخيره شده توسط Job Storage
براي چاپ اسناد ذخيره شده مراحل زير را طي نماييد:
1) از پنل دستگاه گزينه Job را انتخاب كنيد.
2) در اين قسمت پوشه اي با نام شما مشاهده مي گردد. وارد آن شويد.
3) تمام اسناد ذخيره شده شما در اين قسمت موجود هستند. با انتخاب هر كدام، مي توانيد اقدام به چاپ يا حذف آنها كنيد.
خريد پرینتر
اگر قصد خريد پرینتری را داريد تا با استفاده از ويژگي بي نظير آن اسناد چاپي خود را علاوه بر ذخيره در دستگاه ايمن كنيد، مي توانيد براي مقايسه انواع پرينتر لیزری و پرینتر جوهر افشان به سايت مجموعه ايده برتر پارسيان مراجعه نماييد. علاوه بر اين، براي كسب اطلاعات بيشتر و دريافت مشاوره قبل از خريد از طريق راه هاي ارتباطي موجود با كارشناسان و متخصصان بخش فروش اين مجموعه تماس حاصل فرماييد.
