با وجود نرم افزارهایی مانند Zoom و Slack، ایمیل همچنان جایگاه ویژه ای در زندگی شخصی و کاری بسیاری از افراد در سرتاسر جهان دارد. اگر شما هم از ایمیل استفاده می کنید، به احتمال بسیار زیاد یک اکانت در سرویس Gmail دارید! این سرویس ایمیل با بیش از 1.5 میلیارد کاربر، به عنوان یکی از پرکاربرد ترین سرویس های ایمیل در سرتاسر جهان شناخته می شود.
با وجود اینکه بیشتر افراد جی میل در رابطه با کار با آن اطلاعات پایه ای لازم را دارند، اما این سرویس ویژگی های کاربردی بسیاری دارد که اغلب از دید کاربران مخفی می مانند. این ویژگی ها به شما کمک می کنند که از جی میل حرفه ای تر استفاده کنید. در این میان برخی اپلیکیشن های third-party مانند Kiwi for Gmail نیز در دسترس هستند که به شما امکان دسترسی به چند اکانت جی میل به صورت هم زمان را می دهند. در هر حال در این بخش قصد داریم 5 قابلیت جی میل را به شما معرفی کنیم که با استفاده از آنها به یک کاربر حرفه ای جی میل تبدیل خواهید شد! شما می توانید سایر این ویژگی ها را در مقاله «با این روش ها و ابزارها به یک کاربر حرفه ای Gmail تبدیل شوید! (بخش اول)» بر روی سایت ایده برتر پارسیان مشاهده کنید.
ارسال ایمیل های خود را زمان بندی کنید
زمان بندی ارسال ایمیل زمانی کاربرد بالایی پیدا می کند که شما همکار یا دوستی داشته باشید که در یک منطقه جغرافیایی دیگر با ناحیه زمانی متفاوت زندگی می کند. با استفاده از این ویژگی دیگر همکار یا دوست خود را با ارسال ایمیل در ساعت های نامناسب (به عنوان مثال نیمه شب!) اذیت نخواهید کرد! برای زمان بندی ارسال ایمیل، تنها کافی است تا پس از تایپ متن ایمیل، به جای کلیک بر روی دکمه Send، بر روی فلش کوچک کنار آن کلیک نمایید. در این بخش جی میل زمان های پیشنهادی خود برای ارسال ایمیل را به شما نشان می دهد. همچنین شما می توانید ساعت مورد نظر خود برای ارسال ایمیل را در این مرحله به صورت دستی وارد کنید.
از قابلیت Smart Compose استفاده کنید
قابلیت Smart Compose جی میل عملکردی مشابه با ویژگی «پیش بینی متن» را ارائه می دهد و به شما در تایپ سریع تر متن ایمیل کمک زیادی می کند. به عنوان مثال اگر شما در حال تایپ عبارت «I Will call you,» باشید، گوگل با بهره بردن از قابلیت Smart Compose، کلمه tomorrow را به شما پیشنهاد می دهد. برای پذیرفتن این پیشنهاد تنها کافی است تا کلید tab کیبورد خود را فشار دهید. همچنین می توانید بدون در نظر گرفتن این پیشنهاد به تایپ خود ادامه دهید. اگر به قابلیت Smart Compose علاقه ندارید، می توانید آن را به سادگی از بخش Settings غیر فعال کنید.
از ابزار Spell check استفاده کنید
ابزار Spell check جی میل یا «بررسی صحت املای کلمات» تمام استرس های شما در هنگام ارسال ایمیل های حساس و مهم را برطرف می کند. این ابزار به شما کمک می کند تا املای صحیح کلماتی را که به آنها مشکوک هستید، به سادگی پیدا کنید و تایپ خود را با سرعت بالاتری به پیش ببرید. جی میل کلماتی را که با استفاده از این ابزار تغییر کرده اند، با underline مشخص می کند. به این ترتیب اگر تغییرات اعمال شده بر روی این کلمات مد نظر شما نبود، می توانید آنها را به حالت قبل بازگردانید. این ابزار دارای ویژگی های Grammar و Autocorrect نیز هست. برای فعال یا غیر فعال کردن این ابزار به مسیر Settings -> Spell Check بروید.
ایمیل های گفتگوی خود را Mute کنید
اگر در گروه های ایمیل عضو هستید، احتمالاً پیام های زیادی را دریافت می کنید که در عمل نیازی به آنها ندارید. جی میل امکانی را در اختیار شما می گذارد تا به سادگی از دست این ایمیل ها نجات یابید! برای این منظور ایمیلی را که برایتان مزاحمت ایجاد کرده باز کنید، بر روی آیکون سه نقطه که در بالای خط کادر موضوع ایمیل (subject) قرار دارد کلیک کنید و از منوی دراپ داون باز شده گزینه Mute را انتخاب نمایید. همچنین این امکان برای شما وجود دارد تا ایمیل های مورد نظرتان را از حالت Mute خارج کنید.
از لیبل استفاده کنید
لیبل ها در مدیریت بهتر اینباکس به شما کمک زیادی می کنند. در واقع لیبل عملکرد مشابهی با فیلتر دارد؛ و شما می توانید یک فیلتر را تنظیم کنید تا ایمیل مورد نظر شما به لیبل های خاصی ارسال شود. گزینه Labels در منوی کناری صفحه (جایی که گزینه های Inbox، Sent، Junk و other folders قرار دارد)، قابل دسترس است. با کلیک بر روی این گزینه و سپس انتخاب Create New Label می توانید لیبل جدیدی تعریف کنید و به عنوان مثال ایمیل های مربوط به دانشگاه، کار یا پروژه های مختلف خود را دسته بندی کنید.
منبع: cnet
