ملزومات اتاق کنفرانس باید به طور کامل تهیه شوند تا بتوان یک اتاق کنفرانس شیک و کامل برای برگزاری انواع کنفرانس ها و جلسات ، آماده نمود.
طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس
سازمان یا شرکت باید کلیه تجهیزات موردنیاز یک اتاق کنفرانس را تهیه کند و پیش بینی درستی از کلیه لوازمی که موردنیاز حاضرین در جلسه می باشد، داشته باشد. برای مثال اگر در جلسه میکروفون مناسب برای هر کدام از حاضرین تدارک دیده نشده باشد ، بسیار ناپسند است. در بعضی از سازمان ها یا شرکت ها ، جلسات مختلفی برگزار می شوند . بنابراین باید هر کدام از اتاق های کنفرانس به شیوه متفاوت و خاصی طراحی و تجهیز شوند.
اصلی ترین ملزومات اتاق کنفرانس چیست ؟
با توجه به هدف برگزاری جلسات در اتاق های کنفرانس ، این ملزومات متفاوت می باشند. اتاق های کنفرانس عمومی به دلیل بالا بودن تعداد حاضرین در جلسه ، نیازمند تجهیزات بیشتری می باشند. برخی از مهمترین تجهیزات اتاق کنفرانس شامل موارد زیر است.
میز و صندلی مناسب سالن کنفرانس
میز و صندلی از تجهیزاتی می باشند که در زیبایی دیزاین اتاق کنفرانس بسیار اثرگذار هستند. ابعاد میز و صندلی ، فاصله صندلی ها از یکدیگر ، رنگ میز و صندلی و ... از دیگر مواردی هستند که باید مورد توجه قرار بگیرند. در انتخاب صندلی کنفرانسی باید به فضای اتاق کنفرانس ، نحوه قرارگیری صندلی ها ، راحتی صندلی کنفرانسی ، قابلیت تنظیم ارتفاع ، پایه ها و دسته های صندلی و سایر فاکتورها توجه نمود. ابعاد میز باید به اندازه ای باشد که فاصله مناسبی بین صندلی ها وجود داشته باشد. فاصله کم یا زیاد صندلی ها ، سبب ناراحتی حضار می گردد.
ویدیو پروژکتور ، از مهمترین ملزومات اتاق کنفرانس
ویدئو پروژکتور دستگاهی برای نمایش محتواهای تصویری ارسالی از سیستم کامپیوتری ، بر روی یک صفحه یا دیوار می باشد. شاید برخی از اتاق های کنفرانس تنها به یک تلویزیون نیاز داشته باشند ولی برخی نیازمند ویدئو پروژکتور می باشند. در انتخاب ویدئو پروژکتور به عواملی مانند رزولوشن ، شدت روشنایی لامپ دستگاه ، نسبت طول وتصویر و ... توجه کنید.
تجهیزات صوتی و تصویری اتاق کنفرانس
یکی دیگر از ملزومات اتاق کنفرانس ، تجهیزات صوتی و تصویری مناسب می باشد. در صورتی که قرار است شرکت کنندگان جلسه به صورت مجازی در جلسه شرکت کنند ، باید از تجهیزات صوتی و تصویری کامل تری برای اتاق کنفرانس استفاده نمود. پس از تهیه وسایل صوتی و تصویری مناسب ، به نصب درست آنها توجه نمایید. باید نصب و برقراری اتصالات به گونه ای انجام شود که هیچگونه قطعی و از دست دادن صدا و تصویر ایجاد نشود.
آیا اتاق کنفرانس به تخته هوشمند نیاز دارد. چه نوع مانیتوری برای اتاق کنفرانس مناسب می باشد. این موارد ، نباید فراموش شوند و باید به دقت بررسی شوند. تمامی تجهیزات صوتی و تصویری لازم را بر اساس نیاز اتاق و نوع جلسات ، شناسایی کرده و سپس آنها را خریداری کنید.
کابل های اتاق کنفرانس
باید سیم کشی های اتاق کنفرانس به شیوه ای انجام شوند تا دست و پاگیر نباشند و مزاحمتی برای حضار ایجاد نکنند. با انتخاب کابل های مناسب و انجام درست سیم کشی ها ، از قرارگیری سیم ها و کابل ها در مسیر رفت و آمد حاضرین جلوگیری کنید.
وایت برد و تخته ، از ملزومات اتاق کنفرانس
برخی از جلسات به گونه ای می باشند که نیازمند نوشتن برخی مطالب است. بنابراین این نیاز باید پیش بینی شود و از قبل یک تخته و یک وایت برد برای اتاق کنفرانس تهیه شود و در گوشه ای از اتاق قرار داده شود تا در صورت لزوم مورد استفاده قرار بگیرد.
ویژگی های مانیتور کنفرانس
یکی از مانیتورهایی که می تواند در اتاق کنفرانس مورد استفاده قرار بگیرد ، مانیتور کنفرانس می باشد. مانیتور کنفرانس ، مناسب این جلسات طراحی شده است. با کمک مانیتور کنفرانس می توان جلسات را به خوبی مدیریت کرد و یک جلسه مناسب برگزار نمود. مانیتور کنفرانس را نمی توان یکی از ضروری ترین ملزومات اتاق کنفرانس دانست ، اما برای داشتن یک اتاق کنفرانس کامل در سطح بالا نیاز می باشد.
مانیتور کنفرانسی در انواع گوناگونی شامل مانیتور کنفرانسی ثابت ، لیفت یا آسانسوری و لپ تاپی موجود می باشد. در انتخاب مانیتور کنفرانس به ابعاد صفحه نمایش ، سیستم صوتی ، دوربین ، کیفیت صفحه نمایش و ... توجه داشته باشید.
